Best of Gestion

Vous allez pouvoir apprécier ici une base de données perofessionnelle.

Les comptoirs

Vous avez sur votre disque dur une base de données de test appelée "Les comptoirs". Cette base de données s'appelle en réalité comptoir.mdb, et est fournie par Microsoft lorsque vous achetez Access. Si vous ne la trouvez pas, cherchez-là avec Démarrer/Rechercher/Fichiers ou dossiers, et cherchez les fichiers appelés comptoir : . Normalement, cette base se trouve dans C:\Program Files\Microsoft Office\Samples. Cette base de données est certes fort sympathique, mais elle n'est pas destinée à être exploitée en tant que telle, car il s'agit plus d'un amalgame des différentes possibilités d'Access que d'une application professionnellement utilisable.

Ce que je vous propose par contre dans cette page, c'est de télécharger une base de données qui était à la base réellement destinée à être exploitée professionnellement telle quelle.

Cliquez ici pour télécharger la base de données Best Of Gestion

Il s'agit d'une base de données destinée à gérer une menuiserie. Comme vous le verrez, il s'agit d'une base de données assez complexe qui peut sans complexe être appelée "programme". Vous allez donc découvrir le programme complet de gestion d'une menuiserie.

Introduction

Ce programme a donc été entièrement réalisé par moi-même avec Access. Pour être franc, les circonstances ont fait qu'il a été complètement terminé, mais jamais mis réellement en production, ce qui fait qu'il est possible qu'il contienne quelques "défauts de jeunesse" : Des calculs qui ne seraient pas effectués immédiatement, ou des erreurs de programmation qui surviennent.

Il s'agit d'un programme entièrement personnalisé : Il n'existe qu'en un seul exmplaire, répondant donc aux desiderata d'une entreprise en particulier. Ce qui explique pourquoi il n'y a pas d'aide ni de documentation concernant ce programme.

Je vous cède ce programme à titre d'étude uniquement. Il serait presque suicidaire de vouloir le mettre en production réelle. Pourquoi ? Simplement parce que comme je vous l'ai dit, il s'agit d'un programme qui n'a jamais été vraiment testé, et dont la documentation est inexistante. Aussi, si vous le mettez réellement en production et qu'il survient des erreurs, ou que simplement vous désirez y apporter des améliorations, il est fort probable que vous allez vous casser les dents dessus. Inspirez-vous en si vous voulez, mais ne l'utilisez pas vraiment tel quel.

Comme il n'y a pas d'aide à l'utilisation de ce programme, je vous explique ce qu'il fait, ce qui va vous aider à mieux comprendre son fonctionnement, et vous pourrez l'utiliser ainsi à votre guise.

Il s'agit donc d'une menuiserie. Le menuisier qui va utiliser ce programme va ainsi alléger inexorablement son temps d'administration : Clients, fournisseurs, factures : Tout va être géré par Best Of Gestion.

Mode d'emploi succinct

N'hésitez pas à faire toutes les modifications que vous voulez : ajoutez, supprimez, modifiez les clients, les objets, les fournisseurs... Pas de problèmes, car à tout moment, vous avez la possibilité de re-télécharger Best of Gestion ici même.

Lors de l'ouverture de bestofgestion97.mdb, vous avez un menu qui apparait :

Vous constatez qu'il y a des Objets, des postes, des clients et travaux et des Fournisseurs.

Objets et postes

Qu'est-ce qu'un objet ?

Gestion des objets

Un objet, au sens de la menuiserie, est une table, un buffet, une commode, ou ce genre de choses. Dans la liste des objets, choisissez Buffet : . Vous arrivez alors dans le formulaire F_Objet avec toutes les spécificités du Buffet au sens général : Le nom générique : Buffet, et un champ "Remarques exceptionnelles" qui ne contient rien, mais qui pourrait contenir par exemple "Le buffet ne paut pas se placer à moins de 1 mètres d'un radiateur pour des questions de sécurité".

Le buffet est composé de plusieurs éléments : Ici, il s'agit d'un sous formulaire "F_ObjetPosteDansF_Objet". Dans ce sous-fomulaire en mode Tableau, nous constatons que notre buffet est composé de plein de choses : Dos, Pied carré, Pied rectangulaire, Pied rond, Plateau ébène 30MM, Porte d'armoire et Vis à bois 10MM. Ces éléments de buffets sont appelés dans le langage de la menuiserie des "Postes".

Constatez que nous n'avons pas précisé combien de pieds il faut, et constatez aussi qu'un buffet n'est pas composé à la fois de pieds ronds, rectangulaires et carrés : Il faut choisir : En fait, ce sous formulaire contient les postes POSSIBLES pour un buffet. Mais le choix final de quels postes ils faut et combien il en faut (4 pieds ronds par exemple) sera effectué lorsque nous ferons un TRAVAIL : C'est à dire lorsque un client commandera un objet (Un buffet en l'occurrence).

Pour revenir à ce formulaire, nous n'avons pas pour notre buffet "D'Empaillage" par exemple : Simplement parce que jamais aucun buffet ne sera empaillé (contrairement à un fauteuil).

Vous pouvez ajouter ou supprimer n'importe quel poste de n'importe quel objet. Vous pouvez même supprimer l'objet lui-même .

Bien entendu, vous pouvez vous poser la question : "Et si je voulais ajouter un nouveau poste qui n'existe pas encore à mon buffet, comme par exemple une charnière ou une serrure,c omment faire ?"

Gestion des postes

Pour ce faire, nous allons devoir gérer les postes. Fermez ce formulaire, vous revenez au menu principal.

De la même façon que vous pouvez créer un nouvel objet avec "Nouvel objet", vous allez pouvoir créer un nouveau poste avec "Nouveau poste". Mais avant de créer de nouveaux postes, voyons comment les postes existants se gèrent. Choisissez "Pied carré" dans la liste : . Vous arrivez dans la gestion de ce pied carré : . Vous avez cette fois plus de champs :

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Ce pied carré peut faire partie de plusieurs Objets : . En effet, ce même pied carré peut s'adapter à la construction de Buffets, de bureaux, de chaises, etc. Et ici, nous indiquons à quels objets ce poste peut s'appliquer. On peut ajouter d'autres objets ou en supprimer . Entendons-nous bien : La suppression d'un objet (Ici la Table ) ne supprimera pas l'objet Table, mais supprimera simplement Table de la liste des objets qui peuvent utiliser le poste affiché (Ici le Pied carré). En d'autres mots, supprimer Table ici revient à dire "La table ne peut plus se composer de Pied Carré". Poiur supprimer vraiment "Table", il faudrait aller dans la gestion des Objets. Je vous rappelle que nous sommes dans la gestion des postes.

Fermez ce formulaire pour revenir au menu principal. Avant d'aller plus loin, je vous suggère de faire quelques expériences : ajoutez un nouvel objet (Un lit par exemple), et assignez-lui différents postes (Barre transversale, Vis 10MM, pieds ronds)- ainsi que de nouveaux postes jusqu'alors inexistants tel qu'un matelas et un sommier par exemple

Admettons maintenant que le sommier que vous avez créé comme poste est fourni par "La maison du sommeil". Il s'agit donc d'un nouveau fournisseur. Pour gérer les fournisseurs, choisissez le founrisseur que vous désirez visualiser . Vous arrivez dans le formulaire F_Fournisseur : . Je n'ai pas grand chose à dire... Le gros 1 en bleu est l'IDFournisseur, soit la clé primaire. Il y a une remarque exceptionnelle "Bois sur mesure en grande quantité".

Par contre, on pourrait faire une critique : C'aurait sans doute été bien pratique d'avoir en dessous, comme sous-formulaire, les différents postes qui sont livrables par la société en question (Ici Fournibois). Ce serait une amélioration que l'on pourrait apporter, mais nous sortons du sujet. Cette amélioration ne se fait pas en 2 minutes d'ailleurs.

Pour ajouter à la liste des fournisseurs possibles "La maison du sommeil", il faut que vous fermiez ce formulaire et que vous cliquiez sur . Une fois ce nouveau fournisseur créé, vous pourrez alors choisir dans le menu principal, dans la liste des postes, le matelas que vous avez créé, et vous pourrez préciser qu'il s'achète à "La Maison du Sommeil". Essayez !

Voilà : Vous avez donc un nombre illimité d'objets qui possèdent chacun un nombre illimités de postes qui s'achètent à un nombre illimité de fournisseurs. Pour donner un exemple de limitation du programme, c'est qu'un poste ne peut avoir qu'UN SEUL et unique fournisseur. Si un même poste peut s'acheter chez deux fournisseurs, il faudra créer 2 postes distincts, comme si c'étaient 2 postes tout a fait différents.

Les clients

Maintenant, si notre entreprise de mnuiserie n'avait pas de clients, elle ne ferait pas long feu ! Il s'agit donc de gérer les clients. Choisissez "Antonna Pierre" dans la liste des clients du Menu Principal. Vous arrivez dans le formulaire F_Client : . Pas grand chose à dire : Ce sont les coordonnées des clients. Il y a un champ Rabais Habituel de 55 %. C'est à dire que comme c'est vraiment un très bon client, on va prendre souvent l'habitude de lui concéder un rabais de 55 % (bien que ce ne soit pas du tout obligatoire : C'est juste indicatif).

Les travaux

Maintenant, nous allons passer aux choses sérieuses : Il s'agit de faire du commerce avec nos clients : Tout a coup, Pierre Antonna nous appelle, et veut qu'on lui conçoive une bibliothèque et 2 commodes. Cet ensemble d'objets commandés sont regroupés sous l'appellation Travail. Le Travail ici consiste à lui construire 1 bibliothèque et 2 commodes. Ce travail existe déjà. Pour le voir, choisissez Antonna Pierre dans la liste des clients du menu principal, et recherchez le travail numéro 47 :. Vous voici dans la gestion de ce travail N° 47 : . Nous constatons qu'il y a effectivement 1 bibliothèque et 2 commodes. En bleu foncé, nous avons le prix d'achat et le prix de vente, qui sont en fait le prix cumulé des Postes utilisés dans cet objet "Bibliothèque" que nous verrons tout à l'heure. En bleu clair le prix total, c'est à dire la multiplication du prix par le nombre d'objets demandés. Pour la bibliothèque, ça ne change pas, car il n'y en a qu'une, mais pour la commode, on constate la multiplication par 2. Un rabais de 55% est concédé pour la bibliothèque (176.39 de rabais) Pour un total final de 144.32.

Pour les 2 commodes, il n'y a rien de plus a dire. En dessous, vous avez les totaux en bleu clair : Nous constatons que notre menuisier en a pour 1275.70 de frais d'achat, et qu'il revend le tout au prix de 2526.30. De ce total il faut soustraire les 176.39 de rabais, ce qui nous fait un total final pour ce travail de 2349.92. Son bénéfice est donc de 2349.92-1275.70 = 1074.22 (Ce chiffre n'apparait pas - Ce pourrait être une amélioration possible que de le faire apparaître).

Constatez que les prix affichés ne sont pas modifiables : Ils sont issus directement de la table T_Poste (C'est le cumul des postes). On ne peut donc pas décider de vendre tout a coup plus cher que prévu quelque chose (Sauf peut-être en mettant un rabais négatif...).

Les postes dans les travaux

Dans la partie du bas, vous voyez le sous formulaire F_TravailObjetPoste : . Ce sont tous les postes qui vont être nécessaires à l'élaboration de la bibliothèque. Pourquoi de la bibliothèque et pas des 2 commodes ? Simplement parce que dans le formulaire principal, nous sommes restés dans la bibliothèque : . Si vous cliquez sur la commode, vous constaterez que le sous formulaire s'actualise automatiquement et montre alors les postes nécessaires à l'élaboration de ces commodes : . Pour faire une seule des deux commodes commandées, il va donc falloir 5 glaces, 1 porte d'armoire, 1 pied carré (Etrange commode avec un seul pied...), et 1 barre transversale. Dans les colonnes bleu foncé, vous voyez les prix unitaires d'achat et de vente, et dans les colonnes bleu clair, vous avez les totaux. Tout en bas, vous avez les totaux des colonnes : . Une commode vaudra donc à l'achat 557 francs et à la vente 1102.80.

Ces chiffres sont repris dans le formulaire principal afin de pouvoir les multiplier par le nombre de commodes commandées : .

Vous suivez toujours ?

Vous vous rappelez au début de cette page quand nous parlions des objets qui contiennent des postes ? Si on prend la commode comme exemple, elle pouvait contenir plein de postes : . Dans l'élaboration du travail, nous avons donc sélectionné une partie des postes possibles, mais pas tous, et nous en avons mis une certaines quantité (5 glaces, 1 porte d'armoire, 1 pied carré et une barre transversale, mais dans ce cas précis, pas de pieds rectangulaires ni ronds, ni de poignée).

Et les heures de travail dans tout ça ???

Elles ne sont tout simplement pas comptées. On suppose que la marge entre le prix d'achat et de vente suffit. Et si on voulait ajouter un certain nombre d'heures de travail ? Aucun problème ! Il suffirait de créer un nouveau poste appelé "Heure de travail", dont le prix d'achat est à 0 et le prix de vente est à 80.00 par exemple. Ensuite, pour chaque objet créé, on ajoute systématiquement le poste "Heure de travail", afin que dans chaque travail demandé, quel que soit l'objet commandé, il soit possible de sélectionner comme poste "Heure de travail", et de mettre le nombre nécessaires. Essayez pour voir si vous voyez bien ce que je veux dire.

Calcul du total général

Maintenant, nous allons pouvoir passer au total final. En bas à gauche, vous avez 3 onglets : Cliquez sur Totaux : . Il y en a pour un total de 2349.92. Nous allons actroyer encore en plus du premier rabas de 55% pour la bibliothèque, un autre rabais global de 5% (117.50), ce qui ramène la facture finale à 2232.42. A ceci nous sommes obligé d'ajouter un taux de TVA de 7.5% (167.43), ce qui monte la facture à 2399.85. Il aurait été possible que ce ne soit pas un total arrondi a 5 centimes (2399.83) par exemple. L'ajustement sera alors fait dans la dernière case en blanc sur fond bleu (Ici, c'est inutile).

Impression de la facture, du devis, d'une liste de référence ou d'un rappel

Maintenant, il s'agit d'imprimer cette facture. Cliquez sur l'onglet "Impressions" . Vous avez une date de création du travail : Cette date est automatiquement insérée lors de la création de ce travail. Ensuite, vous pouvez imprimer Un devis, une facture, un rappel ou une sommation de payer : ce sont toujours le même état, mais avec quelques différences dans les textes d'accompagnement, principalement en haut de la page. Pour imprimer l'un ou l'autre de ces documents, cliquez sur la petite imprimante correspondante. Vous aurez automatiquement la date à laquelle vous avez imprimé ce document qui va apparaître, sans que vous puissiez la changer à la main (Ne regardez pas de trop près les dates indiquées en exemple, j'ai tellement trifouillé dans cette base qu'elle est un peu incohérente sur le plan des dates... Comme par exemple une facture qui est imprimée 3 mois avant un devis par exemple).

La liste de référence est un document interne qui permet une fois imprimer de prendre des notes et de commander éventuellement des pièces manquantes chez les fournisseurs. . On constate une imperfection d'ailleurs : Le nom du fournisseur de chaque poste n'est pas indiqué...

Et voilà... Je crois que j'ai a peu près tout dit ce qu'il y avait d'important sur le fonctionnement de cette base de données.

Constatez bien son fonctionnement : Il s'agit EN L'OCCURRENCE d'une gestion de menuiserie, mais en fait, quand on regarde de plus près, on constate qu'avec cette même base de données, on peut commercialiser n'importe quoi. Imaginons par exemple un magasin d'ordinateurs : Les ordinateurs (Les objets) sont aussi composés de postes : Ce ne sont pas des poignées ni des étagères, mais plutôt des cartes son, des cartes graphiques, des souris...

Ou alors, pour prendre un tout autre exemple : Un cuisinier qui vend des plats cuisinés : Chaque plat est composé de différents ingrédients : Un objet (Mousse au chocolat) est composé aussi de postes (Lait, sucre, Oeufs...).

En fait, avec cette base de données, telle quelle, vous pouvez commercialiser n'importe quoi du moment qu'il s'agit d'objets composés de postes. Si vous voulez commercialiser des voitures, c'est différent, car un Objet Voiture n'est composé que d'un seul Poste : Voiture... Ainsi, utiliser cette base de données n'est pas très judicieux.. Quoique quoique... On peut imaginer que l'objet "Ferrari Testarossa" est composé d'une voiture, mais aussi de différentes options : Glaces électrique, peinture métallisée, Toit ouvrant...

Avant d'essayer différents commerces, je vous conseille déjà de commencer par corriger celle ci : ajouter, modifier, enlever des clinets, des fournissurs, des objets, des postes et des travaux pour constater comemnt toutes ces choses interagissent entre elles. Vous constaterez alors peut être certaines choses qui vous paraîtront bizarre (Si on supprime tel objet qui existait auparavant dans plusieurs travaux, est-ce que ça modifie les travaux en question ?), mais aussi peut-être des dysfonctionnements dans la base de données car je l'ai bien testée, mais on est jamais certain.

Ensuite, ce que vous pouvez faire, c'est complètement vider les tables en effaçant la totalité des enregistrements de chacune de d'entre elles, et compacter la base de données (Outils/Utilitaires de base de données / Compacter une base de données) afin de remettre à 0 les champs NuméroAuto, et recommencer à créer une nouvelle entreprise de vente, par exemple, de PC comme je l'ai mentionné plus haut.

Donc que nous soyons bien d'accord : Cette base de données est COMPLEXE, et il est FORT PROBABLE que certaines choses vous échappent même si vous passez bien du temps à la disséquer. L'idée ici n'est pas de vous apprendre à faire la même chose, mais de vous donner une idée du fonctionnement et de la forme de ce que pourrait être une base de données professionnelle telle que celle-ci.

Pour vous donner une idée de la valeur d'une telle base, dans le sens qu'il s'agit d'un travail qui a été exécuté exclusivement pour un client est d'environ 10'000 à 15'000 Euros, et demande un temps de développement par un programmeur aguerri de 50 à 80 heures.

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