Il est de bon ton de se souhaiter la bonne année. Mais vous, et vous seul, pourrez faire en sorte que cette année soit bonne, meilleure que celle qui vient de s'écouler. Apprenez à ne compter que sur vous, car personne n'est plus qualifié que vous-même pour bâtir, réparer ou améliorer votre propre vie. Personne ne fera les choses à votre place. D'ailleurs, tout ce que les autres peuvent faire, c'est souhaiter que vous le fassiez. Et ne croyez pas que tout ceux qui vous entourent vous apporteront des solutions : certains font juste partie de vos problèmes. Transformez vos résolutions en actes, et dans douze mois, retournez-vous et souriez-vous fièrement : C'était long. C'était difficile. Mais ça y est : 2017 était une bonne année, merci Moi.

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Les objets principaux d'Access

Access est composé de plusieurs objets distincts : Les TABLES, les REQUETES, les FORMULAIRES, les ETATS, les MACROS et les MODULES. Lorsque vous utilisez Word, vous produisez un seul type de fichier : Des documents : Qu'il s'agisse de factures, de romans ou d'affichettes, vous utilisez toujours la même chose : Vous partez d'un document vide pour le transformer. Avec Excel, c'est pareil : Vous utilisez et produisez un seul type de fichier : Des feuilles de calcul.

Par contre, Access est donc composé de plusieurs objets, que voici :

Tables

Les tables sont l'objet de base d'Access. Ce sont des sortes de feuille de calcul, pour reprendre le vocabulaire d'Excel. Avec Excel, vous avez un fichier .XLS qui contient plusieurs onglets. Avec Access, vous aurez un fichier de base de données .MDB qui contiendra plusieurs tables : C'est très similaire. Dans les tables, vous pourrez stocker des clients, des fournisseurs, des données de facturation, des listes de membres, etc...

Les tables servent donc à STOCKER les données

Requêtes

Les requêtes sont des filtres. Avec Excel, lorsque vous désirez trier les données ou en extraire une partie, vous devez vous débrouiller avec le menu Données/Trier, ou encore Données/Filtre/Filtre automatique : Si vous avez un peu l'habitude d'Excel, vous devriez voir ce que je veux dire. Vous devez être toujours vigilant pour ne pas mélanger ou tronquer les données par erreur. Avec Access, nous disposons carrément d'on objet : la requête qui va permettre d'enregistrer les différents filtres : Par exemple, vous pourrez avoir une requête qui mémorise tous les clients qui mesurent plus d'1M80, qui portent un chapeau et une moustache, ou encore les clients qui sont nés à Paris dans les années 60, triés par ordre alphabétique de leur prénom, etc. Ce sont également les requêtes qui vont permettre de faire des calculs. Par exemple, si dans une table, vous avez des employés, et que dans une colonne, vous avez indiqué leur salaire brut, il est possible, avec une requête de calculer automatiquement leur salaire net par exemple.

Les requêtes servent donc à TRIER, FILTRER et FAIRE DES CALCULS dans les données qui sont stockées dans les tables

Formulaires

Les formulaires sont des interfaces graphiques. Lorsque vous partez en vacances, généralement, vous rechignez un peu à l'idée que n'importe qui puisse venir fouiller dans vos feuilles de calcul Excel : Un malheur est si vite arrivé ! Comment allez-vous retrouver vos précieux fichiers à votre retour ?

Access fournit les formulaires : C'est à dire que vous allez pouvoir construire des masques pour saisir et modifier les données de manière fiable et facile, de manière à ce que même ceux qui n'y connaissent pas grand chose en informatique puissent quand même saisir ou chercher des données (Le métieur qui consiste à entrer simplement des données dans une base de données s'appelle "Opérateur de saisie"). Si vous allez dans le menu Outils/Options (dans Access, pas dans Internet Explorer), vous verrez que vous pouvez changer les options de fonctionnement général d'Access, mais ce n'est pas vraiment ça que je voulais illustrer, ce que je voulais dire c'est que vous avez la tâche facile : Vous ne pouvez pas vous tromper : Listes déroulantes, cases à cocher, encadrements, titres : Tout est là pour que vos choix et votre "saisie" des options soit facilitée :

Eh bien, le formulaire est un peu ça : C'est créer un environement facile pour l'utilisateur : Vous concevez le formulaire, mais ce sera peut être d'autres personnes qui saisiront les données

Les formulaires servent à SAISIR et MODIFIER convivialement les données qui sont stockées dans les tables.

Etats

Les états sont des impressions des données. Avec Word ou Excel, vous allez dans l'aperçu avant impression, et vous pouvez déterminer deux ou trois paramètres : Les en têtes de page, l'agrandissement ou la dimiution, le nombre d'exemplaires voulu, etc.

Access va vous permettre de réaliser des mises en pages absolument impeccables : Vous allez pouvoir représenter les mêmes données de plusieurs façons différentes. Eh oui : avec Excel, vous définissez une fois pour toutes l'aperçu avant impression.... Si tout à coup vous voulez changer l'aspect de l'impression (par exemple en imprimant avec la feuille horizontalement par exemple), vous êtes bon pour changer l'aperçu avant l'impression... Une feuille de calcul = UN aperçu avant impression (Encore que ce ne soit pas tout à fait vrai) !

Access va carrément donner des noms différents à vos impressions. Par exemple, imaginons que vous avez une liste de clients dans une de vos tables : Vous pourriez avoir un état appelé "Liste de clients sur 3 colonnes", un autre état basé sur les mêmes données "Liste de client avec adresse complète", et encore "liste des clients de plus d'un mètre quatre vingt, classés par ordre alphabétique"... Les aperçus avant impressions sont en nombre infini.

Les états servent à IMPRIMER les données.

Macros

Les macros et les modules ne sont pas des objets aussi importants : Ce sont des manières d'augmenter votre productivité sous Access : Ces macros et modules ne sont desitnés qu'aux utilisateurs ayant une BONNE maîtrise des tables, requêtes, formulaires et états. Par exemple, on peut avoir un bouton de commande sur un formulaire de saisie des clients qui appelle automatiquement un état "Liste de clients" : Ce bouton, c'est vous qui allez le concevoir, et pour appeler cet état, il vous faudra construire une macro qui fait ça à votre place.

Les macros servent à AUTOMATISER les actions, mais ne peuvent être utilisées et créées que par des utilisateurs CONFIRMES d'Access (Vous dans un certain nombre de leçons)

Modules

Les modules ressemblent aux macros, mais sont directement écrits en Visual Basic. Les macros sont encore accessibles aux bons utilisateurs d'Access, car leur utilisation est "relativement aisée". Les modules, eux, ne sont résolument pas destinés au grand public. Vous construirez votre premier module quand vous aurez passé de très longues heures à concevoir plusieurs bases de données différentes, et que vous sentez que vous allez vous reconvertir en concepteur de bases de données. Seul un infime pourcentage d'utilisateurs et de concepteurs Access maîtrisent les modules.

Les modules servent à AUTOMATISER les actions, mais de manière mille fois plus complexes et pointues que les macros.