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Créer une centrale de réservations de salles

Dans ce didacticiel, nous allons voir comment peut fonctionner une centrale de réservations de salles, ou de terrains de sport.

Je suis parti de la base d'un centre sportif qui loue des terrains de badminton/squash/tennis à l'heure, mais cet exemple est transposable à toute forme de location/prêt/réservation horaire de terrains/salles et même objets divers, comme des jet-skis ou autres choses se louant à l'heure ou même des fractions d'heures.

Vous pouvez télécharger la base de données Access 2010 "reserviciel.accdb" en cliquant avec le bouton droit de votre souris sur ce lien, afin d'enregistrer cette base de données où vous désirez sur votre PC.

 
Sommaire

Fonctionnement général

L'idée générale est de pouvoir très rapidement et très facilement réserver un terrain de badminton : le client est au téléphone, il demande s'il peut réserver un terrain tel jour, telle heure, et on doit pouvoir, d'un simple coup d'oeil, lui dire si oui, ou si non, et si non, lui proposer une autre heure ou un autre jour sans trop réfléchir, et sans risque d'erreur. Les annulations de réservations doivent être aussi simnples à gérer.

Ecran d'accueil

Lorsque vous ouvrez reserviciel.accb, vous arrivez tout de suite sur la centrale des réservations :

Explication sommaire des éléments

Ajout d'une réservation

Pour réserver un terrain, il vous suffit de choisir un membre dans la liste déroulante correspondant au terrain, à l'heure et au jour désiré. Dans cet exemple, je réserve le terrain numéro 4, à 10 heures, jeudi 13 mars 2014, pour Jacques Descombes :

La liste devient automatiquement rouge :

 

Si je désire savoir qui a réservé quel terrain pour quelle heure, je n'ai qu'à recliquer sur la petite flèche de la liste déroulante. Dans cet exemple, je vois que le vendredi 14 mars, à 10 heures, le terrain N° 3 a été réservé par l'Ecole Privée des Lutins.

Et vous recliquez sur la flèche de la liste déroulante pour la fermer sans rien changer.

Il serait très facile de changer le "réserveur" : il vous suffirait de sélectionner un autre membre à la souris.

Suppression d'une réservation

Je n'ai pas pourvu ce programme de toutes les fonctionnalités possibles, afin de le laisser simple à comprendre. Par exemple, vous conviendrez qu'il est dangereux de pouvoir supprimer une réservation sans aucun message d'avertissement, et sans aucun moyen de revenir en arrière ! Faites donc très attention si vous désirez l'utiliser professionnellement.

Si vous désirez supprimer une réservation, il suffit de double-cliquer dans la partie rouge. Par exemple, ici, je supprime la réservation du terrain N°4 du jeudi 13 mars 2014 à 10H :

Et voilà le terrain qui redevient disponible :

Gestion de la disponibilité des terrains

Avant de tester la disponibilité des terrains, réservez à nouveau le terrain 4, le 13 mars 2014 à 10H pour Jacques Descombes.

Vous voyez que certaines plages sont indisponibles (tout le lundi, le terrain 2 tout le mardi, etc.). Vous pouvez très facilement gérer ces plages en cliquant sur le bouton :

Vous arrivez alors sur ce formulaire :

La seule chose qu'on peut changer dans ce formulaire, ce sont les cases à cocher de gauche. Constatez que certaines cases sont cochées, et pas d'autres. C'est très simple : les cases cochées représentent les terrains réservés (jeudi 13..3.2014, 10:00, terrain 4 pour Jacques Descombes), ou libres (Toujours le 13.3 : à 11h, le terrain 4, à 12h le terrain 1, à 12h le terrain 2, etc.)

Toutes les lignes dont la case n'est pas cochée représentent des terrains indisponibles (En gris).

Essayez : enlevez cette coche, et fermez :

Et voilà, vous venez de rendre le terrain indisponible.

 

Par contre, il est impossible de rendre indisponible un terrain déjà réservé. Essayez de retirer la coche du terrain 4, jeudi 13 mars à 10H, et vous aurez un message d'erreur, ce qui est logique.

Admettons que ce terrain soit réellement devenu indisponible (par exemple parce que le filet s'est cassé), voici la marche à suivre :

  1. Fermez ce fomulaire F_DispoReservation, afin de vous retrouver dans F_Reservation
  2. Double-cliquez sur la partie rouge de la réservation de Jacques Descombes du jeudi 13 mars à 10 heures, sur le terrain 4 afin de supprimer sa réservation
  3. Ca n'a rien à voir avec Access, mais prévenez ce monsieur Descombes que sa réservation a été annulée
  4. Retrournez dans le formulaire F_DispoReservation en cliquant sur le bouton "Disponibilité des terrains"
  5. Enlevez la coche de ce terrain 4, jeudi 13 mars à 10 heures, car vous pouvez, maintenant que le terrain n'est plus réservé
  6. Fermez ce formulaire F_DispoReservation, et voilà : le terrain n'est plus disponible et Monsieur Descombes a été proprement annulé de cette réservation.