Office est un ensemble de programmes conçus par Microsoft. Les programmes qu'il peut contenir sont les suivants :
| Nom Apprentissage |
Explication |
| Word Très facile |
C'est un traitement de texte. Avec Word, vous pouvez faire tout ce qui s'écrit : Des factures, des livres, des brochures, votre CV, etc. Ce texte à été conçu a la base avec Word (revu ensuite avec FrontPage) |
| Excel Assez difficile |
C'est un tableur. Excel vous permettra de faire tout ce qui se présente sous forme de tableau : Des bilans, des comptes, des calendriers, des listes de clients, etc. La grande puissance d'Excel vient du fait qu'il exécute automatiquement tous les calculs |
| Access Très difficile |
C'est un gestionnaire de bases de données. C'est le programme d'Office de loin le plus difficile à maîtriser. Il est extrêmement vaste. Avec Access, on fait de la gestion : Des clients avec commandes, des articles avec la gestion de leur stock, des listes de livres ou de disques. Généralement, on commence par utiliser Excel, et ensuite, quand on a des besoins plus importants, on utilise Access. Les tableaux Excel sont possible à importer dans Access |
| PowerPoint Assez facile |
C'est un gestionnaire de présentation. Ce sont principalement les américains qui en sont friands. Par exemple, si vous disposez d'une salle avec un PC et un rétroprojecteur, vous pouvez présenter votre entreprise ou votre produit à l'aide de diapositives que vous concevez vous-même et que vous faites défiler avec PowerPoint. C'est le programme le moins utilisé d'Office |
| Publisher Assez facile |
C'est un programme de mise en page. Généralement, on utilise plutôt Word. Mais si on veut concevoir une brochure de manière plus professionnelle, on utilisera plutôt publisher qui permet une mise en page plus précise |
| Outlook Très facile |
C'est un gestionnaire d'E-Mail (Courrier électronique). Vous l'utilisez pour recevoir et envoyer du texte et des fichiers à tous vos correspondants. Pour l'utiliser, il faut une connexion à Internet, et un compte E-Mail |
Ces programmes ont tous des fonctions bien différentes... Et pourtant, paradoxe des paradoxes, on se demande parfois quel programme choisir pour faire telle ou telle tâche. Pire : On est persuadé d'utiliser le bon programme alors qu'on se trompe complètement.
Par exemple, une secrétaire ne va peut-être jurer que par Word : Word est omniprésent, et elle ne voit pas pourquoi elle utilserait Excel ou un autre programme puisqu'elle fait tout ce qu'elle veut avec Word. Si cette secrétaire est appelée à établir une feuillede paie, elle le fera avec Word.
Tel autre manager ne connait qu'Excel. Excel, c'est sa raison de vivre. Il fait des calculs, des tableaux, et de toutes façons, il ne rédige pas de lettres. Pourquoi apprendrait-il Word, puisque de toutes façons, il tire d'Excel exactement ce qu'il veut. S'il est un jour appelé a établir une feuille de paie, il le fera avec Excel.
Ce ne sont que deux exemples parmi bien d'autres. En fait, chaque programme peut suppléer à plusieurs besoins. C'est vrai qu'une feuille de paie peut s'effectuer par Word ou Excel. Bien... Mais dans le cas ou il faut sortir 10 ou 20 feuilles de paie tous les mois, et ne pas se tromper dans les retenues sur salaires, et autres heures supplémentaires... C'est bien autre histoire
Et, en fait, dans cet exemple précis, la secrétaire va en faire une fatalité et se dire "Tant pis, de toutes façons on ne peut pas faire autrement, à moins d'avoir un programme de gestion de paie personnalisé"
Notre Manager va jubiler, et se conforter dans son idée qu'Excel est décidément la panacée universelle et sortir ses feuilles de paies nettement plus facilement...
Mais nous pouvons très bien retourner la situation, et se dire qu'il ne s'agit pas d'une feuille de paie, mais de l'établissement d'un beau certificat de travail, auquel cas, c'est notre secrétaire qui va jubiler à son tour, se disant qu'elle a bien fait de ne pas consacrer d'énergie à apprendre Excel.
Revenons à nos feuilles de paies : Si tout à coup notre manager était appelé à en établir plus de 100 par mois, il constaterait lui-même qu'Excel, c'est bien beau, mais quand même, il s'y perd dans ses centaines de formules et feuilles de calculs : Ce qu'il ignore plus ou moins, c'est qu'Access lui permettrait de gagner 90% d'énergie et de cheveux blancs.
En un mot comme en 100, tant qu'il s'agit de petites choses, on peut généralement utiliser n'importe quel programme. Par exemple, pour écrire simplement un petit mot ou c'est marqué "Sonnez avant d'entrer" à placer sur la porte, on peut utiliser Word, Excel, Photoshop, Corel Draw, Paint, Illustrator, NotePad ou même Access... Mais c'est quand les besoins se font plus pointus que la musique change.
Conclusion : La diversité des programmes n'est pas un hasard, et de même que vous n'enfoncez pas une vis avec un marteau (bien que ce soit possible), accepter d'investir du temps d'apprentissage de plusieurs programmes pour l'utilisation de plus en plus optimale, et des gains de temps accrus.
Après, à vous la belle vie ! ... Et un CV bien garni !