Créer un publipostage : Mode d'emploi

Un publipostage (Mailing) est la manière d'envoyer plusieurs fois la même lettre à des destinataires différents. Dans l'exemple suivant, nous allons informer que notre entreprise va déménager.

Imaginons que nous avons le fichier de clients Excel, qui s'appelle ListeClient.XLS, qui ressemble à ceci :

Et nous voulons leur envoyer la lettre suivante :

Cher Monsieur Alain Praust,

Nous vous informons que notre nouvelle adresse sera la suivante :
Informidable
Chemin du Tutti-Quanti 56
1227 Carouge

Dans l'attente de vous revoir, veuillez agréer, Monsieur Praust, l'expression de notre meilleure sympathie.

Et ceci, personnalisée à chacun d'entre eux.

La marche à suivre a l'air longue et complexe, mais il suffit de la faire 2 ou 3 fois pour constater que c'est un jeu d'enfants.

A la base, vous créez donc ce fichier exemple ici plus haut avec Excel, et vous le sauvegardez dans C:\Mes Documents\ListeClient.XLS

Ensuite :

1. Vous quittez complètement Excel
2. Vous allez dans Word, sur une nouvelle page
3. Vous écrivez ceci dans cette lettre (vous pouvez copier/coller) :

Cher ,

Nous vous informons que notre nouvelle adresse sera la suivante :
Informidable
Chemin du Tutti-Quanti 56
1227 Carouge

Dans l'attente de vous revoir, veuillez agréer, , l'expression de notre meilleure sympathie.

C'est à dire presque la même lettre que décrite plus haut, mais avec des "trous" pour laisser venir s'installer les clients.

4. Faites Outils/Publipostage
5. Cliquez sur Créer/Lettre type
6. Choissez "Fenête active"
7. Cliquez sur "Obtenir les données"
8. "Ouvrir la source de données"
9. Dans la zone "Regarder dans", choisissez bien "Mes documents"
10. ATTENTION : NE PAS OUBLIER : Dans "Type de fichier", choisissez "Feuilles de calcul MS-Excel"
11. Cliquez sur ListeClient.XLS, et "Ouvrir"
12. Le laisser travailler (quelques secondes, parce que Word ouvre Excel)
13. Choisir "Feuille de calcul entière", et "OK"
14. "Modifier le document principal"

Voilà. A ce stade, l'assistant publipostage a terminé son travail. Si vous avez eu des erreurs pendant la marche à suivre, il vous faudra la plupart du temps réinstaller Office, avec toutes les options. Si votre ordinateur a des erreurs, c'est justement pendant ce type d'opérations, car, les ressources profondes et systèmes sont sollicitées à plusieurs en même temps.

15. Cliquez à l'endroit de la croix rouge (n'écrivez pas la croix) : Cher X,
16. Dans vos barres d'outils, la nopuvelle barre d'outil "Publipostage est apparue". Le bouton "Insérer un champ de fusion" s'y trouve. Cliquez dessus. Si vous ne le trouvez VRAIMENT pas, faites Affichage/Barres d'outils/Publipostage
17. Choissez dans ce bouton "Politesse". C'est maintenant écrit Cher "Politesse",
18. Cliquez à l'endroit de la croix rouge, et mettez un espace : Cher "Politesse"X,
19. Toujours sur le bouton "Insérer un champ de fusion", choissez "Prénom". Vous avez alors ceci : Cher "Politesse" "Prénom",
20. Avec la même méthode, ajoutez le nom, et complétez la phrase de politesse comme ceci : veuillez agréer, "Politesse" "Nom" , l'expression de notre meilleure sympathie.

A ce stade le modèle de notre lettre est terminé. Enregistrez-le sous le nom "ModeleLettreDemenagement.DOC". Il s'agit maintenant de FUSIONNER : C'est à dire de remplir les trous avec les vrais clients qui se trouvent dans Excel.

21. Faites Outils/Publipostage, et cliquez sur "Fusionner..."
22. Cliquez encore sur "Fusionner"

Et voilà : Le miracle s'accomplit : Vous devriez avoir sous vos yeux la première lettre qui s'affiche :

Cher Monsieur Alain Praust,

Nous vous informons que notre nouvelle adresse sera la suivante :
Informidable
Chemin du Tutti-Quanti 56
1227 Carouge

Dans l'attente de vous revoir, veuillez agréer, Monsieur Praust, l'expression de notre meilleure sympathie.

Vous pouvez faire PgDown sur votre clavier pour visualiser petit à petit les autres lettres, et il ne vous reste qu'a imprimer.

  Vous avez peut-être constaté qu'il y a une imperfection : En effet, pour Josianne Bralasko, on lui dit "Cher Josianne Bralasko" au lieu de "Chère Josianne Bralasko". L'exercice consite à recommencer TOUT depuis le début : C'est à dire que vous recréez carrément un nouveau fichier Excel qui ressemblera beaucoup au premier, que vous appellerez "NouvelleListeClient.XLS", et, surtout, vous y ajouterez une colonne "Politesse2", qui contiendra, selon le sexe du client "Cher" ou "Chère". Ensuite, vous allez faire une lettre dans Word, qui ne sera non pas une lettre d'annonce de déménagement, mais vos bons voeux pour la nouvelle année. Essayez ...