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Les champs

Les champs sont des zones dynamiques. C'est à dire qu'à l'intérieur de votre document Word, vous pouvez avoir envie d'installer certaines informations de manière automatique. Par exemple le nombre de caractères que compte votre document, ou le nombre de mots, ou encore le numéro de chaque page de votre document en bas à droite de chaque page, ou bien encore, dans un autre registre, la somme de plusieurs cellules d'un tableau. Tous ces exemples peuvent être traités en tant que champs.

Prenons un exemple simple

Nous allons installer dans un document un champ qui contient votre nom. Ce n'est pas un exemple des plus passionnants, mais ca va permettre de comprendre le fonctionnement. Votre nom a en fait été enregistré lorsque vous, ou la personne qui s'en est occupé, lors de l'installation de Word sur votre ordinateur. Vous pouvez voir ceci dans Outils/Options/Onglet Utilisateur :

Vous avez tout loisir de changer cette information si vous le désirez.

Nous allons maintenant insérer cette information dans un champ.

Marche à suivre

  1. Insertion/Champ
  2. Dans la liste des Catégories, vous avez les différentes catégories possibles pour les champs. Dans notre exemple, c'est la catégorie "Utilisateur" qui nous intéresse. Cliquez sur Utilisateur
  3. Dans la partie de droite (Champs), vous avez alors tous les champs de catégorie "Utilisateur". Il y en a trois : UserAddress, UserInitials et UserName. Ces trois champs sont renseignés dans la boîte de dialogue Outils/Options/Onglet utilisateur. Sélectionnez UserName (C'est votre nom)
  4. Cliquez sur OK

Si tout s'est bien passé, vous devriez voir apparaître Michel Defawes (En fait votre prénom et votre nom). Félicitations ! Vous venez d'insérer votre premier champ !

Bien que vous ayez l'impression qu'il s'agit d'un texte normal, en fait si vous cliquez sur votre nom, vous constatez qu'il devient Gris. C'est la preuve qu'il s'agit bien d'un champ. Pour voir "Ce qu'il a dans le ventre", appuyez sur SHIFT F9 (MAJUSCULE F9). Voici ce que vous devriez obtenir à la place de votre nom :

Rappuyez sur SHIFT F9, et vous retrouvez votre nom.

Actualisation des champs

Mais que se passe-t-il si vous changez votre nom ? Essayons :

  1. Faites en sorte de voir votre nom à l'écran (Pas UserName) - SHIFT F9
  2. Faites Outils/Options/Onglet Utilisateur, et changez votre nom en "Paul Martin". OK
    Constatez que votre champ est toujours à l'ancien nom.
  3. Cliquez avec le bouton DROIT de la souris sur votre nom, et dans le menu contextuel, choisissez "Mettre à jour les champs"

Et voilà... Maintenant seulement, le champ a été actualisé.

En dessous de votre nom, insérez vos initiales. Une fois que vous avez réussi, changez vos initiales en XX, et faites en sorte que le champ soit actualisé en XX, Et enfin, remettez vos vraies initiales, et réactualisez encore les champs pour que ce soit à nouveau vos initiales qui soient indiquées.

Options des champs

Dans la boîte de dialogue Insertion champ

Il y a un bouton Options...

Allons voir ce qu'il contient :

C'est simplement la manière d'afficher le champ : Vous pouvez ainsi afficher votre nom de différentes manières : En majuscules, en minuscules, avec une majuscule au début du premier mot, ou au début de chaque mot. Vous voyez que l'utilisation de ces champs va très loin dans la personnalisation !

Si vous voulez écrire votre nom complètement en majuscule, vous cliquez sur Majuscules, ensuite sur le bouton "Ajouter au champ", et OK, et OK.

D'autres champs

Ce serait intéressant, dans un document d'avoir un texte qui ressemblerait à celui ci :

Ce document s'appelle RECETTE DE LA FONDUE.DOC. Il a été créé le 12.2.2001, et imprimé la dernière fois le 15.2.2001.

Nous avons ici un mélange de champs et de texte écrit normalement. Voici les champs en vert :

Ce document s'appelle RECETTE DE LA FONDUE.DOC . Il a été créé le 12.2.2001, et imprimé la dernière fois le 15.2.2001.

Marche à suivre :

  1. Allez dans un nouveau document
  2. Faites Fichier/Enregistrer. Appelez votre fichier "Recette de la fondue" et OK
  3. Ecrivez sur votre page blanche : "Ce document s'appelle "
  4. MENU Insertion/Champ
  5. Dans la catégorie Résumé, choisissez le champ à droite FileName
  6. Cliquez sur Options
  7. Cliquez sur Majuscules, et sur le bouton "Ajouter au champ" (Il devrait indiquer FILENAME \* Upper). OK et encore OK
  8. Il devrait écrire "RECETTE DE LA FONDUE.DOC"
  9. Après le DOC, écrivez un point et un espace (RECETTE DE LA FONDUE.DOC. )
  10. Ecrivez à la suite "Il a été créé le "
  11. MENU Insertion/Champ
  12. Dans la catégorie "Date/Heure", choisissez à droite "CreateDate"
  13. OK

Il ne manque que la dernière partie (Et imprimé le...) A vous de terminer ! ATTENTION : Comme le document n'a jamais été imprimé, vous aurez une date à 0. Mais c'est normal. Il faudrait que vous imprimiez votre document au moins une fois pour avoir sa date d'impression en mémoire.