Lorsque vous élaborez un document, particulièrement dense et important, comportant de nombreuses mises à jour ou rectifications incessantes, tel qu'un ensemble de clauses d'une assurance par exemple, vous aimeriez bien pouvoir garder la traces des différents ajouts que vous avez apporté. Jusque là, vous aviez peut-être trouvé la combine d'enregistrer sous différents noms : Police1, Police2, Police3, etc. Grâce à l'outil Versions, tout ceci est bien simplifié.
Prenons un exemple basique : Imaginons un document dans lequel vous écrivez "Un", puis "Deux", puis "Trois"... Mais vous aimeriez garder la trace de votre document ou il n'y avait marqué que Un, et aussi la trace du document dans lequel il n'y avait de marqué que "Un" et "Deux", et tout ceci dans un seul et unique document intitulé "Liste de chiffres.DOC".
Marche à suivre :
- Prenez un document vide
- Ecrivez Un
- Faites Fichier/Enregistrer sous, et donnez comme nom "Liste de chiffres.DOC",
et <Enregistrer>
Voilà. A ce stade, pas de versions, le fichier Liste de chiffres.DOC est un simple document. C'est ici que ça devient intéressant : avant d'écrire quoi que ce soit de supplémentaire dans ce fichier, gardons cette version :
- Fichier/Versions. Enregistrer. Comme texte, écrivez la phrase : Le chiffre un seulement et OK
A ce stade, le fichier Liste de chifrfes.DOC et la version "Le chiffre un seulement" sont identiques. Bien. Continuons :
- Sous Un, écrivez Deux
Et faites Fichier/Enregistrer, pour obtenir l'enregistrement du fichier dans son état actuel.
Avant de continuer, gardons également cette version :
- Fichier/Versions. Enregistrer. Comme texte, écrivez la phrase : Le chiffre un et deux et OK
Ne nous arrêtons pas là. Sous deux, écrivez Trois
Faites Fichier/Enregistrer pour enregistrer le fichier normalement.
BIEN.
Nous voici donc avec :
- Un fichier Liste de chiffres.DOC qui contient Un, Deux et Trois
- Une version "Le chiffre un seulement" qui
contient seulement Un
- Une version "Le chiffre un et deux" qui
contient un et deux.
Maintenant, vous fermez le fichier, et vous vous dites "Mince, j'aurais bien aimé récupérer la version "Le chiffre un seulement", rien que pour voir de quoi elle avait l'air". Comment faire ?
- Ouvrez le Fichier Liste de chiffres.DOC
- Fichier/Version
- Cliquez sur "Le chiffre un seulement"
(accompagné de sa date et heure de modification)
- Ouvrir
Voilà : Votre fenêtre se scinde en deux : En haut Liste de chiffres.DOC en version finale, et en bas la version "Le chiffre un seulement" que vous pouvez consulter
Vous
avez envie de garder une version comme fichier séparé ? Pas de problème :
Fichier/Enregistrer sous, et donner un nom, comme tout fichier...
Si vous sauvegardez un fichier contenant plusieurs versions sous un format antérieur à Word 97 (Word 6 ou 95), ou en n'importe quel autre format, LES VERSIONS SERONT PERDUES. Seul le fichier final sera enregistré.