Leçon 10 : Les liens hypertextes

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Aperçu de cette leçon

Dans cette leçon, vous allez découvrir les liens hypertextes. Vous les connaissez déjà très bien puisque ce sont les textes soulignés (ou les images) qui renvoient à une autre page quand on clique dessus. Les liens hypertexte peuvent être des liens à des pages différentes, par exemple : http://www.info-3000.com , ou alors un lien vers une adresse E-Mail telle que : mdefawes@info-3000.com, ou même un lien vers un fichier qui n'a rien à voir avec internet : par exemple le téléchargement de la base de données, qui vous propose de télécharger la base de données sur votre disque dur.

L'utilisation de liens hypertexte au sein d'Access a plusieurs utilités : Par exemple, on peut préciser l'adresse E-Mail des clients, et quand on clique dessus, c'est directement votre programme de messagerie (Outlook ou Outlook Express, ou même Lotus Notes par exemple) qui s'exécute et prépare un nouvel E-Mail pour le client en question.

Ou alors, si votre table est une table de sociétés, on pourrait imaginer un lien hypertexte qui pointe vers leur site web, et, enfin, on peut créer des liens hypertextes pointant vers des fichiers internes à votre ordinateur.

Sommaire

Le type de données Lien Hypertexte : Gestion des E-Mails
Le type de données Lien Hypertexte : Modifier un E-Mail existant
Le type de données Lien Hypertexte : Texte à afficher dans le champ, et adresse réelle
Le type de données Lien Hypertexte : Comparaison des E-Mails dans une base Access avec le carnet d'adresse intégré dans la messagerie
Le type de données Lien Hypertexte : Lien vers des sites web
Le type de données Lien Hypertexte : Lien vers des fichiers locaux stockés sur votre propre ordinateur
Le type de données Lien Hypertexte : Utilisation de plusieurs champs Lien Hypertexte pour gérer des liens de nature différente

Puis-je stocker l'adresse E-Mail de mes clients ?

Le type de données Lien Hypertexte : Gestion des E-Mails

Bien entendu. Créez simplement un champ que vous appelez EMail que vous placez juste en dessous du prénom. Laissez le en "Texte"

. Lancez la table en mode saisie de données et le tour est joué : Vous pouvez désormais entrer des adresses E-Mail :

Oui, d'accord, mais comment fais-je pour leur écrire un E-Mail ?

On ne peut pas juste cliquer sur l'E-Mail et le logiciel de messagerie se lance tout seul ?

Bien sûr que si : c'est justement le sujet de ce chapitre. Pour ce faire, commencez par supprimer l'E-Mail de Bill Clunton

, et changez le type de votre champ EMail en "Lien hypertexte"

. Lancez votre table en mode saisie de données.

Le type de données Lien Hypertexte : Modifier un E-Mail existant

Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur l'E-Mail de Bill Clunton, et choisissez "Modifier le lien hypertexte"

Dans la zone "Taper le nom du fichier ou de la page Web", nous allons écrire son E-Mail (billclunton@hotmail.com). écrivez billclunton

, ensuite le petit escargot @ (Qu'on appelle Arobase ou en anglais : AT - qui veut dire CHEZ en français) Pour l'écrire, c'est la touche de clavier Alt Gr - 2. A l'instant ou vous l'écrivez, vous constatez qu'il ajoute automatiquement mailto: devant

. Il faut le laisser.

Si ce mailto: n'apparait pas, c'est parce que vous utilisez Access 97, et pas 2000 ou XP (Dans ce cas, il vous faut l'écrire vous-même, sinon ça ne marchera pas).

Terminez l'adresse

. Constatez qu'il n'y a AUCUN espace dans une adresse E-Mail.

Le type de données Lien Hypertexte : Texte à afficher dans le champ, et adresse réelle

Pourquoi répète-t-il l'adresse E-Mail en haut dans "Texte à afficher"

Ah, ça ! Bôôh ... C'est dans le cas où vous ne désirez pas afficher l'adresse E-Mail en clair, mais un texte de remplacement. Essayons : Dans "Texte à afficher", écrivez : "Ecrire au patron"

. Cliquez sur OK. Cliquez dans un autre enregistrement pour que le lien hypertexte ne soit plus sélectionné.

Quand vous positionnez votre souris au dessus de "Ecrire au patron", la souris se transforme en petit doigt.

. Cliquez !

Et voilà. C'est votre programme de messagerie qui se lance (Outlook ou Lotus Notes, ou n'importe quel programme de messagerie : Celui que vous utilisez). Et un E-Mail à destination de billclunton@hotmail.com est préparé : Si vous voulez vraiment lui écrire, il suffit de compléter le corps du message et de cliquer sur le bouton envoyer de votre programme de messagerie.

Bon, nous n'allons pas envoyer ce mail "pour de vrai". Fermez votre programme de messagerie. Revenez dans Access.

Et comment puis-je faire pour corriger l'adresse E-Mail ?Parce que je ne peux plus cliquer dessus, il y a toujours le petit doigt qui m'en empêche, prêt à me lancer le programme de messagerie au moindre clic !

C'est quasiment comme si vous vouliez en entrer une nouvelle (Bouton droit de la souris/Lien hypertexte/Modifier le lien hypertexte). Faites-le, et entrez sa nouvelle adresse E-Mail :

. Cliquez sur OK. Et voilà !

J'aurais pu y penser ! C'est la seule façon ?

Non. On peut directement changer une adresse E-Mail dans la cellule, mais comme vous l'avez justement remarqué, on ne peut pas cliquer dessus. Faites comme suit :

Maintenant, vous êtes en train d'éditer le lien hypertexte (Elargissez la colonne pour tout voir) :

. Vous constatez qu'il y a 2 éléments : Ecrire au patron, le signe dièse : #, et l'adresse réelle : mailto:billclunton@uscomp.com et un dièse # à la fin. C'est ce que nous avons vu avant. C'est le texte apparent (Ecrire au patron), et l'adresse réelle (mailto:billclunton@uscomp.com).

Le type de données Lien Hypertexte : Comparaison des E-Mails dans une base Access avec le carnet d'adresse intégré dans la messagerie

Oui, mais bon, moi j'utilise le carnet d'adresse Outlook, ou Lotus Notes pour ça...

Vous pouvez, mais avoir plutôt la liste de vos clients dans une base de données Access comporte quelques avantages :

Effectivement. Je vais y réfléchir. A part ça, vous avez dit qu'on peut mettre autre chose que des adresses E-Mail dans un type de données Lien Hypertexte, n'est-ce pas ?

Oui. Par exemple, imaginons que ce ne sont pas des clients particuliers, mais des sociétés. Nous pouvons alors indiquer leur adresse Web dans un champ Lien Hypertexte. Nous avons déjà un champ Lien Hypertexte : EMail. Ce n'est pas parce qu'il s'appelle EMail, ni parce qu'on y a mis une adresse E-Mail (billclunton@uscomp.com) que ce champ est exclusivement destiné à recevoir des adresses E-Mail !

Le type de données Lien Hypertexte : Lien vers des sites web

Attention : La présente leçon a été réalisée avec Access 2000. Access 97 est plus "rude" !

Lancez la table en mode saisie de données, et allez dans le champ EMail de Robert Redforde. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur ce champs, Lien hypertexte., modifier le lien hypertexte, comme tout à l'heure, pour vous retrouver dans la boîte de dialogue du lien hypertexte. Constatez qu'Access vous pousse à écrire une adresse de messagerie (

). Mais justement, nous n'allons pas être d'accord. Cliquez sur

. Ca change le message d'invitation :

. Ca va nous permettre, plutôt que d'inscrire son E-Mail, d'indiquer plutôt l'adresse de son site Web. Admettons que ce soit www.robert.com (Je sais, ce n'est sûrement pas l'adresse de son site, mais admettons...). Vous écrivez dans la zone www :

, et quand vous tapez le point . il met automatiquement

. Vous n'avez plus qu'à terminer

, et cliquer sur

Pourquoi "Ecrire au patron" est il en violet, et "http://www.robert.com/" est en bleu ?

Parce que vous avez déjà cliqué sur l'adresse de Bill, mais pas sur le web de Robert. Quand vous aurez cliqué une fois dessus, il sera en violet aussi.

On est obligé d'accepter ces couleurs ?

Non : Si vous allez dans le menu Outils/Options, onglet Général, vous verrez un bouton en bas à gauche : "Options Web". Cliquez dessus, et vous pouvez modifier ces couleurs à loisir. mais ça, c'est du fignolage !

Bref, cliquez sur http://www.robert.com avec le petit doigt, et hop ! C'est votre navigateur internet (Internet Explorer ou Netscape la plupart du temps) cette fois qui vous envoie sur la page de Robert !

J'ai essayé, mais j'arrive sur un site qui n'a rien à voir avec Robert Redforde !

Non. C'était juste un test. www.robert.com est un nom de domaine qui a été réservé par une entreprise quelconque qui s'appelle Robert sns doute. Mais ce n'est pas grave, c'était juste pour vous montrer comment on peut placer un site web dans un champ de type Lien Hypertexte.

Peut-on encore faire autre chose avec des liens hypertextes ?

Le type de données Lien Hypertexte : Lien vers des fichiers locaux stockés sur votre propre ordinateur

Oui. Une autre chose vraiment intéressante est la liaison avec d'autres fichiers de votre ordinateur, ou de votre réseau local. Nous allons encore utiliser le champ EMail qui cetta fois va nous permettre d'appeler un fichier. Par exemple, admettons que notre liste de clients soient en fait des candidats à la recherche d'un emploi, et nous stockons ici les Noms, prénoms, dates de naissance, etc. Et bien, nous pouvons imaginer qu'un CV existe pour chaque client.

Nous allons nous occuper pour cela de Michael Jordane. Nous avons ses coordonnées, générales, mais il a un CV qui a été fait sous word. Pour pouvoir continuer, il vous faudra avoir quelques petites notions de Word. Le CV de Michael ressemble à Ceci :

C u r r i c u l u m V i t a e

Motivations : Je suis actuellement à la recherche d'un emploi stable comme entraîneur sportif.

Recopiez-le dans Word (Soit vous le sélectionnez, et vous le copiez/collez dans Word, soit vous le recopiez à la main)

A présent, vous avez donc sur votre disque dur le fichier cvjordane.doc, dans Mes Documents, et qui contient le CV représenté un peu plus haut.

Quittez Word. Revenez dans Access (D'ailleurs en quittant Word, normalement, vous devriez être à nouveau dans Access). Allez dans votre table T_Client, en mode saisie de données.

Cliquez avec le bouton droit de votre souris dans le champ EMail de Michael Jordane, et choisissez Lien Hypertexte, Modifier le lien hypertexte. Cliquez sur

. Cliquez ensuite sur

. Vous arrivez dans la boîte de dialogue de recherche de fichiers que vous connaissez sans doute bien :

Choisissez votre fichier cvjordane.doc, et cliquez sur OK.Vous avez maintenant le CV de Michael Jordane directement accessible avec le petit doigt. Vous cliquez dessus, et Hop ! Access Appelle Word, et ouvre directement le CV de Michael Jordane :

ATTENTION : Le lien hypertexte n'est RIEN D'AUTRE qu'un panneau indicateur : C:\Mes Documents\cvjordane.doc. Si vous supprimez cvjordane, ou que vous le renommez, ou le déplacez., votre lien hypertexte ne fonctionnera simplement plus !

Le type de données Lien Hypertexte : Utilisation de plusieurs champs Lien Hypertexte pour gérer des liens de nature différente

C'est génial ! Mais si jamais je voulais l'E-Mail de chaque client, ET AUSSI leur CV, je fais comment ?

Et bien, vous mettez 2 champs Lien Hypertexte au lieu d'un seul : EMail et CV Par exemple, comme ceci :

Ben évidemment ! Suis-je bête ! On peut faire d'autres choses avec des liens hypertextes ?

Il existe d'autres subtilités*, mais nous allons nous arrêter là. Vous connaissez maintenant le plus intéressant

* Notamment l'appel a des tables, requêtes, formulaires et états de cette base de données ou d'une autre.

Pour revenir aux fichiers, vous n'êtes pas limités à des fichiers Word : Vous pouvez établir des liens à des fichiers Excel par exemple ! Imaginez : Vous avez une table T_VoitureOccasion avec les différentes voitures à vendre. Vous avez des champs comme la couleur, le poids, le N° de chassis, mais en fait, pour chaque voiture, vous disposez d'une fiche technique en format Excel. Et bien vous pouvez très bien avoir un champ Lien Hypertexte qui va contenir l'endroit de toutes les fiches. Vous êtes sur une Renault Espace de 1998, hop, vous cliquez sur le lien hyperTexte C:\Mes Documents\Fiches Techniques\Renaulkt Espace, et vous arrivez directement sur la fiche technique !

N'en abusez pas ! Ce n'est pas parce que vous pouvez créer des liens hypertextes vers des tableaux Excel qu'il faut en abuser ! Nous verrons ultérieurement qu'il vaut mieux utilisr des tables Access que des liaisons à tout va avec des fichiers Excel !

Oui, c'est puissant. On peut aussi alors faire un lien vers une photo par exemple, si on à une table des collaborateurs d'une entreprise je suppose ?

Mais par contre, il faut vraiment chaque fois cliquer dessus pour la voir. On ne peut pas la voir directement ?

Non. Pas avec un lien hypertexte. Le lien hypertexte est seulement une sorte de panneau indicateur qui précise OU est la photo, ou le document Word, ou la feuille Excel, etc. Si vous voulez voir la photo directement dans Access, il vous faudra utiliser le type de données Objet OLE, que nous verrons dans la leçon 35.

Bon... Hem... On peut résumer ?

Avez-vous bien compris ?

Exercice

Si vous n'êtes pas tout à fait certain d'avoir suivi correctement toutes les étapes de cette leçon, vous avez la possibilité de télécharger ici la version de ProFormation.mdb exactement dans l'état ou elle devrait être à la fin de cette leçon.

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