Leçon 18 : importation/exportation, installation d'Office

Temps nécessaire pour suivre cette leçon : Presque trois quart d'heure

Pour suivre cette leçon, vous devez avoir suivi les leçons précédentes. Ou plus précisément, vous devez être en possession de la base de données ProFormation.mdb telle qu'elle était à la fin de la leçon précédente. Si vous n'êtes pas certain de l'avoir, vous pouvez la télécharger ici.

Pour suivre cette leçon, vous devez posséder Excel, et savoir au moins un tout petit peu le manipuler !

Aperçu de cette leçon

Dans cette leçon, nous alons apprendre qu'Access est une porte ouverte sur le monde, et que c'est un "ami d'enfance" d'Excel. En effet, Access et Excel ne sont pas du opposés, mais au contraire, très complémentaires, ils peuvent marcher main dans la main : En effet, Access et Excel ont chacun leurs atouts, et l'un n'exclut pas l'autres ... Là ou Access permet une sécurité accrue, Excel permet une souplesse inégalée. Là ou Excel offre les tableaux croisés dynamiques d'excellente facture, Access nous offre une interface utilisateur (les frmulaires, que nous n'avons pas encore vu) impeccable. Bien entendu, il faut que vous disposiez d'Excel, et que vous le connaissiez au moins un tout petit peu pour suivre cette leçon, mais bien rares sont les gens ou les entreprises qui disposent d'Access mais pas Excel (Par contre l'inverse est plus courant : Certaines entreprises n'ont qu'Excel)

Sommaire

Importation d'un tableau Exceld ans Access
Particularités des tables importées depuis Excel
Exportation d'une table Access vers Excel à l'aide de Copier/Coller
Copier/coller d'Excel vers Access : restrictions dues à une erreur interne d'Office 97
Passage d'une table d'une base de données Access vers une autre base de données Access
Importation massive de plusieurs tables d'une base de données Access vers une autre base de données Access
Interaction entre Access et d'autres systèmes de bases de données (SGBDR)
Installation/réinstallation/modification d'Office 2000
Importation/exportation de données de/vers des systèmes de base de données exotiques
Exportation de données pour quelqu'un qui ne possède ni Excel, ni Access ni aucun autre système de base de données : L'assistant d'exportation Texte
Apparté/Rappel : Les tables ne sont PAS des fichiers à part entière

Si j'ai une liste de fournisseurs qui existe déjà sous Excel, puis-je la transférer sous Access ?

Importation d'un tableau Exceld ans Access

Vous voici en possession de votre nouvelle table, comme si vous l'aviez créée dans Access :

Particularités des tables importées depuis Excel

Vous pouvez la remodeler comme bon vous semble. Par exemple, nous allons remplacer le champ Téléphone par Tel et mettre une clé primaire sur NomFournisseur :

. En outre, vous constaterez que les deux champs sont en texte de taille ... 255 !

ce qui est un peu grand, vous en conviendrez. Ramenez cette valeur à 50 pour chacun des champs, et lancez en mode saisie de données :

. C'est aussi simple que ça !

Exportation d'une table Access vers Excel à l'aide de Copier/Coller

Y a-t-il un moyen, au contraire, de passer une table Access vers Excel

Copier/coller d'Excel vers Access : restrictions dues à une erreur interne d'Office 97

Excellent ! Ca marche !!! Mais alors, on ne peut pas faire la même chose d'Excel vers Access, c'est à dire de sélectionner un tableau dans Excel, faire Edition/Copier, revenir dans Access et faire Edition/Coller ?

Alors oui, théoriquement ce devrait être possible, mais j'ai constaté que très souvent Access (ou Excel je n'en sais rien) est buggé (a une erreur). Nous allons essayer tout de même.

Mais quand j'essaie, j'obtiens ce message d'erreur qui était déjà présent lorsque j'utilisais Access 97 :

Ce qui fait que pour passer d'Excel à Access, on doit, dans Access, faire Fichier/Données externes/Importer... C'est comme ça... Bon ce n'est pas vraiment gênant ! Ou alors, une astuce diabolique consiste à ne PAS séelctionner les cellules A1 jusqu'à A4, mais carrément sélectionner la colonne A (Cliquer sur l'en-tête de colonne A), et faire un copier/coller dans Access, j'ai constaté qu'alors ça marche !

Passage d'une table d'une base de données Access vers une autre base de données Access

Bien. Je suppose que je peux passer des tables d'une base de données vers une autre ?

Comme je connais un peu le fonctionnement de Windows, je suppose qu'une fois dans Access, on ouvre les deux bases de données : Celle ou on va chercher la table, et l'autre ou on veut placer cette table, et avec un simple copier coller, je passe la table de l'une à l'autre, non ?

Presque. Mais il faut juste savoir qu'Access, contrairement à Word et Excel et bien d'autres programmes, n'accepte PAS d'ouvrir 2 bases de données à la fois. Si vous avez une base de données déjà ouverte, et que vous essayez de faire Fichier/Ouvrir une autre base de données, Access va fermer la précédente.

Pas très pratique !

D'accord, ce qui revient presque au même que d'ouvrir 2 bases de données dans le même Access.

Quasiment. Mais ceci dit, nul besoin d'ouvrir 2 bases de données en même temps... On peut très bien ouvrir une base, copier la table qu'on désire mettre dans l'autre, fermer la base, ouvrir l'autre base, et coller la table. Je m'explique par un cas pratique : admettons que vous désirez passer votre table T_Client que vous avez dans votre base habituelle ProFormation.mdb vers une nouvelle base de données qui s'appellerait par exemple Nouveau.MDB. Marche à suivre :

Et voilà. Vous vous retrouvez avec une copie conforme de T_Client dans votre nouvelle base de données !

Et si par exemple, je voulais copier toutes les tables ?

Importation massive de plusieurs tables d'une base de données Access vers une autre base de données Access

Oui... Bien sûr, mais admettons que j'ai une base de données dans laquelle j'ai déjà conçu 5 ou 6 tables, et que j'aimerais importer toutes les tables en plus de ProFormation.MDB ? Je dois chaque fois copier coller table par table comme on vient de le voir ?

Non. Il y a une autre méthode pour effectuer des importations massives : Fichier/Données externes/Importer. Allez dans une nouvelle base de données, et je vais vous expliquer comment faire pour importer toutes les tables de ProFormation.mdb d'un seul coup :

Et si par exemple j'avais déjà une table appelée T_Pays, il l'aurait écrasée avec la nouvelle table ?

Je vois qu'il y a d'autres onglets (Requêtes, formulaires, etc.) Ca veut dire que je peux importer autre chose que les tables ?

Interaction entre Access et d'autres systèmes de bases de données (SGBDR)

Autre chose maintenant : Est-ce que depuis Access, je peux importer des données d'ailleurs que dans Excel ? depuis Paradox* par exemple ?

Oui. Pour visualiser les différents formats d'importation, dans Access, allez dans le menu Fichier/Données externes/importer, et cliquez sur la liste du bas "Type de fichiers" :

pour visualiser les différents formats pris en compte :

(Vous ne les voyez pas tous à la fois, il faut que vous cliquiez sur l'ascenseur vertical à droite)

Mais ceci dit, il est tout de même possible que vous n'ayez pas tous ces formats possibles. En fait, il s'agit d'une opération assez exceptionnelle que de devoir importer des données d'autres formats. Par exemple, vous pouvez très bien ignorer totalement Paradox, et n'avoir absolument aucune utilité de l'importation de fichiers créés avec Paradox. Aussi, lors de l'installation d'Access (En fait, la plupart du temps quand vous installez Office), Microsoft à jugé bon de ne pas incorporer tous les formats de conversion parce que, mine de rien, ça prend de la place sur le disque, tous ces additifs fonctionnels !

En fait, il y a toute une série de choses dans le genre qu'Office n'installe pas lorsqu'on demande une installation "Standard". Personnellement, j'ai pris l'habitude d'installer Office (et surtout Access) avec TOUTES les options. C'est vrai qu'il y en a certaines dont je ne me servirai jamais, mais au moins je suis tranquille. Et puis avec la taille des disques dur actuels, pourquoi se priver !

Installation/réinstallation/modification d'Office 2000

* Pour Office 97, la présentation est un tout petit peu différente, mais le principe est le même

ATTENTION : Si vous désirez suivre cette procédure, vous devez tout éteindre, y compris internet (C'est conseillé en tout cas). Imprimez ou retenez à peu près par coeur la marche à suivre, et allez-y, une fois qu'il n'y a plus aucun programme ouvert.

Il va vous falloir vous munir de votre CD d'installation d'Access (ou d'Office) Eh oui... Il faut que vous l'ayez, et une fois que vous l'avez inséré dans votre lecteur de CD ROM, après quelques secondes, vous avez une boîte de dialogue qui apparait. Cliquez sur

, puis sur OK (ou Installer.., enfin bref le bouton en bas à droite), et dans la boîte de dialogue suivante cliquez sur "Microsoft Office", ce qui fera apparaître un menu. Choisissez "Tout exécuter à partir du disque dur", et sur le bouton "Mettre à jour":

. Suivez ensuite les instructions, et tout à la fin revenez dans Access. Vous devriez avoir alors d'autres formats présents lorsque vous faites Fichier/Données externes/importer.

Importation/exportation de données de/vers des systèmes de base de données exotiques

Très bien, mais admettons que je travaille avec un système quelconque, par exemple, ... hem je ne sais pas, admettons "Basopro" ?

C'est n'importe quoi, c'est un exemple, c'est un système de base de données imaginaire très peu répandu, dans ce cas, on ne peut pas transférer les données vers Access, puisque Access ne connait absolument pas Basopro

OK. Bon admettons que vous travaillez avec "Basopro", qui serait un système de gestion de bases de données très peu répandu. Alors, non, Access ne peut pas importer Basopro, mais peut être que Basopro, peut ... EXPORTER vers Access

Ah d'accord ! Donc si dans Basopro j'ai une commande exporter, et qu'il accepte de m'exporter au format Access, je suis sauvé !

Et s'il n'y a pas de commande exporter, ou que le format Access est inconnu par Basopro ?

Dans ce cas là, dans Basopro, je copie les tables ou les tableaux de Basopro, et je les colle dans Excel. Une fois les données dans Excel, on est sauvé, parce qu'Access reconnait Excel.

Donc, dans Access aussi, je peux exporter des tables sous des formats de bases de données différentes ?

Oui. vous cliquez sur la table que vous désirez exporter par exemple en Paradox, et pour la transformer, vous choisissez Paradox dans "Type de fichiers" :

C'est génial... On peut même choisisr la version de Paradox désirée !

Exactement. Après, vous donnez un nom au fichier (Il donne T_Client par défaut si vous avez sélectionné T_Client - ce sera un fichier T_Client.db)

Finalement, on est jamais coincé : Quand on veut passer d'un programme à l'autre, soit on exporte depuis l'un, soit on importe vers l'autre !

Vous avez tout compris. Et heureusement qu'il y a cette souplesse... Sinon vous vous rendez compte à quel point tout serait rigide. Vous pouvez changer de système de bases de données comme vous voulez : Tout à coup vous ne voulez plus travailler avec Access, mais vous avez eu le coup de foudre pour DBase par exemple, et vous voulez récupérer vos données qui étaient sous Access : C'est possible*.

*Mais gardez à l'esprit que le changement de système de bases de données est un peu comme le changement du moteur d'une voiture : Si le modèle est assez simple, ça ne devrait pas poser de problème, mais dans le cas d'une base complexe, vous imaginez bien que plein de trucs risquent de "Coincer"...

Exportation de données pour quelqu'un qui ne possède ni Excel, ni Access ni aucun autre système de base de données : L'assistant d'exportation Texte

Je vais être tordu, mais admettons que j'ai une table sous Access, et je voudrais par exemple la mettre sur disquette pour la donner à un collègue (ou lui envoyer par E-Mail). Mais... Il n'a ni Access, Ni Excel, ni aucun système de base de données. Là, on ne peut rien faire je suppose ?

Oui, mais une version de base : Il a juste le bloc-notes dessus

*Le bloc-notes est un tout petit petit traitement de texte qui est fourni avec Windows que vous trouvez si vous faites Démarrer/Programmes/Accessoires/Bloc-notes

Et bien si ! On peut lui envoyer une table malgré tout. Nous allons pour ce faire exporter la table en format texte, qui est le format le plus basique qu'on puisse trouver, et qui a donc l'immense avantage de pouvoir être lu par n'importe quel ordinateur.

Même si mon collègue à un Mac Intosh ?

Oui. Le format texte est réellement un format très ouvert. Pour bien comprendre, vous allez créer une table T_Ami, comme ceci :

, que vous allez remplir comme ceci :

Ensuite, vous quittez cette table, et vous la sélectionnez simplement en cliquant une fois dessus :

et vous faites Fichier/Exporter.

Comme nom de fichier, écrivez ListeAmi, et Type de fichier, choisissez "Fichiers Texte (*.txt; *.csv; *.tab; *.asv)

, et cliquez sur Enregistrer.

Vous arrivez dans la boîte de dialogue suivante :

. Choisissez "Délimité - Des caractères (tabulation, virgule, ...) séparent chaque champ". Vous avez un exemple de ce que ça va donner dans le fichier texte résultant dans "Format d'exportation exemple" : "Androssi";"Alberto";"Angoulème", c'est à dire que les données vont être encadrées par des guillemets. Si vous cliquez sur "Longueur fixe" (Vous pouvez essayer pour voir), alors, les données vont être bien alignées. On pourrait trouvrer que cest plus esthétique, mais ça dépend des cas, car avec l'histoire des guillemets et des points virgules, on voit bien que pour Eugène. le premier et le 3ème champ sont vides ("";"Eugène",""), tandis qu'avec Longueur Fixe, c'est peut être moins net.

Vous arrivez ici :

. Choisissez Point-Virgule pour le délimiteur qui séparera vos champs (Essayez de cliquer sur Virgule ou Espace pour voir ce que ça donnerait si vous les choisissiez).

Mettez une coche dans "Inclure les noms de champs sur la première ligne", ce qui va inclure comme première ligne "NomAmi";"Prenom";"Ville".

Délimiteur de texte : Laissez le "guillemet". Si vous Choisissez 'l'apostrophe', ce sera simplement une apostrophe qui séparera chaque champ. Cliquez sur Suivant.

Nous sommes au bout de nos peines :

. Access nous demande juste de bien vérifier le nom et l'emplacement du fichier de destination (C:\Mes Documents\ListeAmi.txt). Cliquez sur Terminer :

, et OK.

Vous avez maintenant à votre disposition un fichier ListeAmi.txt qui contient la table T_Ami. Nous n'allons pas voir ici comment l'envoyer par E-Mail car ça sortirait du cadre de ce cours, mais nous allons surtout voir si on peut effectivement l'ouvrir avec le bloc-notes.

Ouvrez le bloc-notes (Démarrer/Programmes/Accessoires/Bloc-notes). Dans le bloc-notes, faites Fichier/Ouvrir, allez chercher ListeAmi.txt là ou vous l'avez enregistré (

). Vous devriez obtenir ce résultat :

"NomAmi";"Prenom";"Ville"
"Androssi";"Alberto";"Angoulème"
"Barras";"Bernard";"Bruxelles"
"Channey";;"Cologne"
;"Daniel";"Dublin"
;"Eugéne";

Les champs vides étant remplacés par rien. Pour rappel, table d'origine ressemblait à ceci :

Apparté/Rappel : Les tables ne sont PAS des fichiers à part entière

Les tables ne sont PAS des fichiers, mais des sous-parties de votre fichier ProFormation.MDB.
Par conséquent, il n'est donc PAS POSSIBLE d'envoyer simplement une table par E-Mail. Il est indispensable de l'exporter sous un format de fichier externe (Comme le texte ou Excel par exemple). Il est bien évidemment toujours possible de l'imprimer pour l'envoyer par poste, mais ça, je n'ai pas besoin de vous le dire. Il y a encore une possibilité que nous étudierons lorsque nous serons dans les états, c'est la possibilité d'imprimer non pas sur papier mais dans un fichier. Le fichier prêt à être imprimé pourra être envoyé par E-Mail. Le programme qui permet ce tour de force s'appelle Adobe Acrobat Reader. Nous le verrons dans la leçon 42.

Bon... Hem... On peut résumer ?

Avez-vous bien compris ?

Exercice

Si vous n'êtes pas tout à fait certain d'avoir suivi correctement toutes les étapes de cette leçon, vous avez la possibilité de télécharger ici la version de ProFormation.mdb exactement dans l'état ou elle devrait être à la fin de cette leçon.

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